Klokkenluidersregeling Meester & Kuiper

Artikel 1. Begripsbepalingen

In deze regeling wordt verstaan onder:

1 Medewerker: de bij Meester & Kuiper Accountants en Belastingadviseurs (verder M&K) werkzame, voorheen werkzame of aan haar verbonden personen;
2 Werkgever: M&K Hilversum B.V.;
3 Bestuur: het bestuur van M&K;
4 Compliance Adviseur: Een deskundige ingehuurd door M&K die namens het bestuur toeziet op de naleving van wet- en regelgeving, het kwaliteitsbeleid en het interne stelsel van kwaliteitsbeheersing en integriteitsbewaking;
5 Kwaliteitsbepaler: Een vakbekwame registeraccountant die door het bestuur is aangewezen om te adviseren over onafhankelijkheidsvraagstukken en toe te zien op de naleving van de voorschriften op het gebied van de onafhankelijkheid en de bewaking van de kwaliteit van assurance-opdrachten, tevens de beleidsbepaler;
6 Derde: een persoon buiten M&K die door zijn werkzaamheden met M&K in aanraking is gekomen;
7 NVKS: Nadere voorschriften kwaliteitssystemen;
8 Bta: Besluit toezicht accountantsorganisaties;
9 VAO: Verordening accountantsorganisaties;
10 Melder: de medewerker of derde die een vermoeden van een misstand heeft gemeld op grond van deze regeling.

Artikel 2. Doel

Het doel van de regeling is het vastleggen van een procedure voor de behandeling van meldingen van medewerkers van M&K en derden ter uitwerking van de klokkenluidersregeling zoals opgenomen in de Wet bescherming klokkenluiders, artikel 25 van het Bta, artikel 27 van de VAO en de artikelen 5 lid 1 onder a, sub 4 en 9 lid 3 van de NVKS.

Artikel 3. Vermoeden van een misstand

Deze regeling is van toepassing op de behandeling van meldingen van vermoede misstanden. Er is sprake van een vermoede misstand indien een medewerker of derde vermoedt, dat binnen de organisatie waarin hij werkt of heeft gewerkt of bij een andere organisatie indien hij door zijn werkzaamheden met die organisatie in aanraking is gekomen, sprake is van een misstand.

Het vermoeden moet zijn gebaseerd op redelijke gronden, die voortvloeien uit de kennis die de medewerker of derde bij zijn werkgever heeft opgedaan of voortvloeien uit de kennis die de medewerker of derde heeft gekregen door zijn werkzaamheden bij een ander bedrijf of een andere organisatie, en;

A er moet sprake zijn van een schending of en gevaar voor schending van het Unierecht, of:
B er moet sprake zijn van een handeling of nalatigheid waarbij het maatschappelijk belang in het geding is bij:
– de (dreigende) schending van een wettelijk voorschrift, waaronder een (dreigend) strafbaar feit;
– een (dreigend) gevaar voor de volksgezondheid;
– een (dreigend) gevaar voor de veiligheid van personen;
– een (dreigend) gevaar voor de aantasting van het milieu;
– een (dreigend) gevaar voor het goed functioneren van de organisatie als gevolg van een onbehoorlijke wijze van handelen of nalaten;
– een (dreigende) schending van interne regelgeving;
– (een dreiging van) het bewust achterhouden, vernietigen of manipuleren van informatie over de hierboven genoemde feiten.

Artikel 4. Informatie, advies en ondersteuning

1 Een medewerker of een derde kan de Compliance Adviseur of één van de vertrouwenspersonen van M&K in vertrouwen raadplegen over een vermoeden van een misstand.
2 Ook de afdeling advies van het Huis voor Klokkenluiders kan worden verzocht om informatie, advies en ondersteuning inzake het vermoeden van een misstand.

Artikel 5. Melding

1 Een melding van een vermoeden van een misstand kan worden ingediend bij het Bestuur ter attentie van het bestuur. Indien de medewerker of derde een redelijk vermoeden heeft dat een lid van het bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, kan hij de melding bij de voorzitter van het bestuur doen en als de medewerker of derde redelijk vermoedt dat de voorzitter van het bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, dient de melding bij een ander lid van het bestuur gedaan te worden. Indien de medewerker of derde een redelijk vermoeden heeft dat het gehele Bestuur bij de vermoede misstand betrokken is, dient de melding te worden gedaan bij de Compliance Adviseur.
2 De medewerker of derde kan het vermoeden van een misstand binnen de organisatie van werkgever ook melden bij de Compliance Adviseur. Als de melding kwalificeert als een vermoeden van een misstand informeert de Compliance Adviseur het Bestuur en adviseert over het vervolgonderzoek. Als de melding het Bestuur betreft, dan behandelt de Compliance Adviseur de melding in vertrouwen.
3 De melding van een vermoeden van een misstand kan ook mondeling worden gedaan. Het Bestuur of de Compliance Adviseur draagt dan zorg voor een volledige en nauwkeurige schriftelijke vastlegging en legt deze vastlegging ter correctie en ondertekening voor aan de melder.
4 De melder ontvangt binnen 7 dagen een schriftelijke ontvangstbevestiging van de melding.
5 Indien de melding (mede) betrekking heeft op een assurance opdracht, overlegt het Bestuur of de Compliance Adviseur met de kwaliteitsbepaler.
6 Een vermoeden van een misstand kan ook extern worden gemeld bij een daartoe aangewezen autoriteit. De melder kan de melding doen bij een instantie die daarvoor naar het redelijk oordeel van de melder het meest in aanmerking komt. Dit kan zijn:
– de Autoriteit Consument en Markt (ACM)
– de Autoriteit Financiële Markten (AFM)
– de Autoriteit Persoonsgegevens (AP)
– de Nederlandsche Bank (DNB)
– Huis voor klokkenluiders
– de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ)
– de Nederlandse Zorgautoriteit (NZa)
– de Autoriteit Nucleaire Veiligheid en Stralingsbescherming (ANVS)
– andere bij algemene maatregel van bestuur of ministeriële regeling aangewezen organisaties.

Artikel 6. Onderzoek

1 Indien een melding intern is ingediend zal het Bestuur een onderzoek naar het vermoeden van een misstand instellen, tenzij: het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden danwel op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoede misstand.
2 Als de melding het gehele Bestuur betreft wordt het onderzoek conform lid 1 van dit artikel door de Compliance Adviseur In dit geval moet in het vervolg van dit artikel waar ‘het Bestuur’ staat vermeld ‘de Compliance Adviseur’ worden gelezen.
3 Het Bestuur kan besluiten het onderzoek zelf uit te voeren, of (gedeeltelijk) intern of extern een onderzoekscommissie benoemen.
4 Het Bestuur kan voor zover van belang de melder en de betrokkene waarop de melding betrekking heeft horen.
5 Indien het Bestuur besluit geen onderzoek in te stellen, informeert hij de melder daar binnen 2 weken na melding schriftelijk over. Daarbij wordt tevens aangegeven op grond waarvan het Bestuur van oordeel is dat het vermoeden niet gebaseerd is op redelijke gronden, of dat op voorhand duidelijk is dat het gemelde geen betrekking heeft op een vermoeden van een misstand.
6 Het Bestuur informeert de melder uiterlijk binnen 3 maanden na verzending van de ontvangstbevestiging schriftelijk over de beoordeling van de melding en voor zover van toepassing over de opvolging van de melding. Mocht het onderzoek niet binnen drie maanden kunnen worden afgerond, dan informeert het Bestuur de melder voor afloop van deze termijn.

Artikel 7. Geheimhouding

1 Het Bestuur en een ieder die betrokken is bij de melding of het onderzoek naar het vermoeden van een misstand behandelt de melding vertrouwelijk en maakt de identiteit van de melder niet bekend zonder uitdrukkelijke schriftelijke instemming van de melder.
2 Ingeval enig wettelijk voorschrift in het kader van onderzoek door een bevoegde autoriteit of een gerechtelijke procedure tot mededeling van de identiteit van een melder verplicht, wordt deze daarvan vooraf in kennis gesteld, tenzij die informatie het gerelateerde onderzoek of de gerechtelijke procedure in gevaar zou kunnen brengen.

Artikel 8. Benadelingsverbod

Melders, degenen die melders bijstaan en betrokken derden die met inachtneming van de bepalingen in deze regeling ter goede trouw en op redelijke gronden een melding hebben gedaan, worden door M&K op geen enkele wijze benadeeld als gevolg van het doen van de melding.

Versie 1, December 2023