Compliance audit: aantoonbaar voldoen aan wet- en regelgeving

Voor veel organisaties is compliance allang geen papieren exercitie meer. Nieuwe regelgeving rondom privacy, ESG, cybersecurity en kunstmatige intelligentie zorgt ervoor dat bestuurders steeds vaker moeten aantonen dat processen niet alleen goed zijn ingericht, maar ook daadwerkelijk worden nageleefd.

Tegelijkertijd worden toezichthouders kritischer, nemen rapportageverplichtingen toe en kunnen fouten leiden tot boetes, aansprakelijkheid of reputatieschade. De vraag is daarom niet langer óf compliance aandacht verdient, maar hoe je grip houdt op alle verplichtingen die op jouw organisatie van toepassing zijn.

Een compliance audit helpt daarbij. Het geeft inzicht in risico's, laat zien waar verbeteringen nodig zijn en biedt zekerheid aan klanten, investeerders, toezichthouders en andere stakeholders.

Wat is een compliance audit?

Een compliance audit is een gestructureerde en onafhankelijke beoordeling van een organisatie. De centrale vraag daarbij is eenvoudig:

Voldoet jouw organisatie aan de wet- en regelgeving, interne beleidsregels en contractuele verplichtingen die op haar van toepassing zijn?

Afhankelijk van jouw sector kan een compliance audit betrekking hebben op:

• Financiële wet- en regelgeving

• Privacywetgeving zoals de AVG (GDPR)

• Arbeidsrecht en HR-beleid

• ESG-vereisten en duurzaamheidsrapportages

• Cybersecurity- en informatiebeveiligingsnormen

• Branchespecifieke normen, vergunningen en keurmerken

• Interne procedures, gedragscodes en governance-structuren

• Contractuele verplichtingen richting klanten en partners

Compliance audit versus financiële audit: wat is het verschil?

Veel ondernemers verwarren een compliance audit met een reguliere jaarrekeningcontrole. Dat is begrijpelijk, maar er is een wezenlijk verschil. Een compliance audit gaat verder dan een traditionele jaarrekeningcontrole. Niet alleen cijfers worden beoordeeld, maar ook processen, systemen, interne beheersing en de manier waarop medewerkers in de praktijk handelen.

Waarom is een compliance audit belangrijk?

Regelgeving wordt complexer. Toezichthouders worden strenger. En de gevolgen van niet-naleving zijn groter dan ooit.

Een compliance audit helpt organisaties om proactief te handelen in plaats van pas in actie te komen wanneer een incident, klacht of toezichthouder problemen aan het licht brengt.

Een compliance audit levert onder andere op:

• Inzicht in compliance-risico's

• Betere interne beheersing

• Meer vertrouwen bij klanten, investeerders en toezichthouders

• Minder kans op boetes en sancties

• Een sterkere governance-structuur

• Concrete verbeterpunten voor compliance management

Compliance wordt steeds complexer

Volgens de compliance-specialisten van SVC Groep, onderdeel van PIA Group, neemt de druk vanuit wet- en regelgeving al jaren toe.

Voor financiële dienstverleners spelen onder meer de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet een belangrijke rol. Daarbij wordt de huidige Wwft de komende jaren vervangen door nieuwe Europese AML-regelgeving.

Dit illustreert een bredere ontwikkeling: organisaties moeten steeds beter kunnen aantonen dat zij risico's herkennen, beheersen en vastleggen. Compliance draait daardoor niet meer alleen om het naleven van regels, maar steeds vaker om het kunnen bewijzen dat je dat doet.

Hoe verloopt een compliance audit stap voor stap?

Stap 1: Planning en scoping

Samen bepalen we welke onderdelen van de organisatie worden onderzocht en welke wet- en regelgeving als toetsingskader geldt.

Stap 2: Documentatie- en bewijsreview

We analyseren beleidsdocumenten, procedures, contracten, registraties en andere relevante documentatie.

Stap 3: Interviews en observaties

Door gesprekken met medewerkers en management toetsen we of de praktijk overeenkomt met de vastgelegde procedures.

Stap 4: Testen van beheersmaatregelen

We onderzoeken of interne controls daadwerkelijk functioneren zoals bedoeld. Tijdens compliance audits zien auditors regelmatig dat organisaties bepaalde controles wel uitvoeren, maar deze onvoldoende vastleggen.

Binnen SVC Groep wordt daarom vaak gewerkt vanuit het principe: Tell me. Show me. Prove me.

Of zoals auditors het zelf noemen: MIDEZ – Mag Ik Dat Even Zien?

Medewerkers kunnen vaak uitstekend uitleggen welke controles zij uitvoeren. De uitdaging ontstaat wanneer moet worden aangetoond dat deze controles daadwerkelijk hebben plaatsgevonden. Juist daar ontstaan in de praktijk veel compliance-risico's.

Stap 5: Bevindingen en beoordeling

Alle verzamelde informatie wordt beoordeeld en afgezet tegen het relevante compliance-kader.

Stap 6: Rapportage

De bevindingen worden vertaald naar een helder auditrapport met conclusies en aanbevelingen.

Stap 7: Opvolging en verbeteracties

Een audit is pas waardevol wanneer bevindingen leiden tot concrete verbeteringen. Daarom ondersteunen we organisaties ook bij de implementatie van verbetermaatregelen.

Veelgemaakte fouten tijdens compliance audits

1. Onvoldoende vastlegging

De meest voorkomende bevinding tijdens compliance audits is niet dat organisaties niets doen, maar dat zij onvoldoende kunnen aantonen wat zij hebben gedaan.

Denk aan klantonderzoeken, risicoanalyses of interne controles die wel zijn uitgevoerd, maar nergens zijn vastgelegd.

Voor auditors geldt een simpele regel: als iets niet aantoonbaar is, wordt het beschouwd alsof het niet heeft plaatsgevonden.

2. Compliance behandelen als een checklist

Organisaties focussen soms uitsluitend op het afvinken van verplichtingen, zonder de achterliggende risico's te begrijpen.

3. Geen duidelijk eigenaarschap

Wanneer niemand eindverantwoordelijk is voor compliance, ontstaat versnippering en neemt het risico op fouten toe.

4. Te reactief handelen

Veel organisaties komen pas in beweging wanneer een toezichthouder vragen stelt of een incident plaatsvindt.

5. Moeite met nieuwe regelgeving

Nieuwe wetgeving vraagt vaak om aanpassingen in bestaande processen. Omdat veel gedrag binnen organisaties gebaseerd is op routines, blijkt verandering in de praktijk vaak lastiger dan verwacht.