Drie specialismen, één controleteam: de jaarrekening controle van DAK

Een wettelijke jaarrekeningcontrole is voor veel organisaties een jaarlijks terugkerend traject. Bij DAK Intermediairscollectief speelt er nog iets extra's. Als coöperatie legt de organisatie ieder jaar verantwoording af aan haar leden, die tegelijkertijd klant én eigenaar zijn. De controleverklaring vormt daarmee een belangrijk onderdeel van de algemene ledenvergadering.

Een organisatie met een complexe informatievoorziening

DAK ondersteunt onafhankelijke financieel adviseurs bij het aanbieden van hypotheken, verzekeringen, leasing- en mobiliteitsoplossingen en andere financiële producten. De organisatie speelt daarmee een belangrijke rol binnen de Nederlandse financiële dienstverlening en vormt de schakel tussen geldverstrekkers, verzekeraars en een groot netwerk van aangesloten adviseurs. Dat betekent dagelijks grote aantallen transacties, uiteenlopende contractvormen en verschillende administratieve processen.

De organisatie telt ongeveer 130 medewerkers en werkt in een markt waarin regelgeving voortdurend verandert. Tegelijkertijd blijft DAK investeren in de verdere ontwikkeling van haar dienstverlening en de kwaliteit van haar interne processen. Managementinformatie speelt daarin een belangrijke rol. De jaarrekening is daarbij het formele sluitstuk van het boekjaar en een belangrijk moment om vast te stellen dat de financiële informatie volledig en betrouwbaar is.

Een gezamenlijke oplossing binnen PIA Group

De aanleiding voor de samenwerking ontstond onverwacht. De accountant die de wettelijke controle uitvoerde, gaf aan vanwege capaciteitsproblemen te moeten stoppen. DAK moest daardoor op relatief korte termijn op zoek naar een alternatief.

Via de bestaande relatie met SVC Groep kwam de vraag binnen PIA Group terecht. In plaats van extern verder te zoeken, werd intern gekeken hoe de benodigde capaciteit en expertise konden worden georganiseerd.

SVC Groep kende de organisatie al vanuit de volmachtcontroles en beschikte over uitgebreide kennis van de verzekeringsbranche. Cooster nam een groot deel van de controlewerkzaamheden voor zijn rekening. Elysee leverde de tekenend accountant en verzorgde de uiteindelijke controleverklaring.

Door deze specialismen te combineren ontstond één geïntegreerd controleteam dat zowel de sector als de technische controlevereisten volledig beheerste.

Volgens CFO Ceres van Hoorn zat de meerwaarde vooral in de manier waarop de samenwerking achter de schermen was georganiseerd.

"Het maakte ons eigenlijk niet uit welke labels erbij betrokken waren, zolang wij niet dezelfde vragen vanuit verschillende kanten kregen. Dat gebeurde ook niet. Alles was goed gecoördineerd."

Voor DAK voelde het daardoor als één controleteam.

De echte complexiteit zat onder de oppervlakte

Zoals bij iedere eerste controle werd vooraf een inschatting gemaakt van de benodigde werkzaamheden. Tijdens de uitvoering bleek dat sommige onderdelen van de administratie aanzienlijk meer verdieping vroegen.

De grootste uitdaging ontstond rondom de omzetverantwoording binnen de hypotheekactiviteiten. DAK verwerkt duizenden dossiers die ieder hun eigen kenmerken kennen. Het moment waarop omzet mag worden verantwoord verschilt per geldverstrekker en hangt af van uiteenlopende statussen, contractafspraken en productvormen. Ook de waardering van onderhanden werk vraagt om inschattingen die goed moeten worden onderbouwd. 

Voor het management is die beoordeling gebaseerd op jarenlange ervaring, historische conversieratio's en maandelijkse analyses. Een accountant moet diezelfde aannames vervolgens onafhankelijk kunnen toetsen en voldoende controle-informatie verzamelen voordat een conclusie kan worden getrokken.

Daarnaast werden operationele gegevens verwerkt in een bronsysteem dat niet volledig geautomatiseerd aansloot op de financiële administratie. Daardoor waren aanvullende controlewerkzaamheden nodig om de volledigheid en juistheid van de financiële informatie zorgvuldig vast te stellen.

Van Hoorn kijkt daar met begrip op terug.

"Wij kennen ons businessmodel natuurlijk door en door. Voor een accountant die hier voor het eerst binnenkomt, kost het tijd om te begrijpen hoe al die uitzonderingen en verschillende factureringsmomenten samenkomen. Dat hebben we tijdens deze controle samen opgebouwd."

Die investering aan het begin van het traject legt tegelijkertijd een stevige basis voor toekomstige controles. Veel kennis die nu is opgebouwd hoeft volgend jaar niet opnieuw vanaf nul te worden ontwikkeld.

Vakinhoud én pragmatiek

Tijdens de interviews met de betrokken accountants kwam al naar voren dat branchekennis een belangrijke rol speelde. De gesprekken met DAK laten zien dat ook de manier van samenwerken werd gewaardeerd.

Van Hoorn noemt vooral de inhoudelijke kwaliteit van de vragen als onderscheidend. De accountants besteedden aandacht aan onderwerpen als het bestuursverslag, actuele wet- en regelgeving en de onderbouwing van belangrijke schattingen. Tegelijkertijd maakten zij zelfstandig gebruik van de beschikbare systemen en toegangsrechten om administratieve controles uit te voeren.

Daardoor hoefde DAK minder tijd te besteden aan het verzamelen van documenten die de accountants zelf konden raadplegen.

"Waar het echt belangrijk was, stelden ze de juiste vragen. De administratieve controles konden ze grotendeels zelfstandig uitvoeren doordat ze toegang hadden tot onze systemen. Dat maakte het proces een stuk prettiger."

Die combinatie van vaktechnische diepgang en een pragmatische werkwijze zorgde ervoor dat de aandacht kon uitgaan naar de onderwerpen die daadwerkelijk risico liepen.

Samenwerken alsof het één kantoor is

Cross-label samenwerken klinkt op papier logisch, maar vraagt in de praktijk om goede afstemming. In de beginfase was het team een volledige week gezamenlijk op locatie bij DAK in Nieuwegein aanwezig. Ook gedurende de verdere controle bleef er veel fysiek contact tussen de betrokken professionals en juist die korte communicatielijn was een belangrijke succesfactor. Vragen werden centraal gecoördineerd, waardoor verschillende teamleden elkaar aanvulden zonder overlap te veroorzaken. Vanuit het perspectief van de klant was er één aanspreekpunt en één gezamenlijk proces ‘zonder gedoe'. 

Dat sluit aan bij de bredere ervaring die DAK inmiddels heeft met PIA Group. Ook bij andere vraagstukken, zoals compliance- en juridische trajecten, wordt regelmatig intern geschakeld tussen verschillende specialismen. Voor de klant verandert er weinig: één contactpersoon brengt de juiste expertise samen wanneer dat nodig is.

Een gezamenlijke prestatie

Ondanks de extra werkzaamheden werd de controle tijdig afgerond. De controleverklaring was beschikbaar voor de algemene ledenvergadering, zoals vooraf gepland. Gedurende het traject bleef DAK op de hoogte van de voortgang en werden eventuele risico's open besproken.

Voor PIA Group laat deze opdracht zien wat er mogelijk is wanneer verschillende labels hun expertise bundelen. SVC Groep bracht diepgaande kennis van de financiële dienstverlening mee, Cooster verzorgde een belangrijk deel van de audituitvoering en Elysee leverde de tekenend accountant. Achter de schermen werkten verschillende disciplines nauw samen. Aan de kant van DAK ontstond juist het tegenovergestelde beeld: één team dat elkaar aanvulde, de organisatie wilde begrijpen en samen toewerkte naar een betrouwbare controleverklaring. Juist dat maakt deze opdracht een mooi voorbeeld van cross-label samenwerking.