Keurmerk Certificeringsaudit financiële markten: voorbereiding, checklist en praktische tips

Voor veel organisaties voelt een Keurmerk Certificeringsaudit als een intensief traject. In de praktijk blijkt dat de voorbereiding vaak meer tijd vraagt dan vooraf wordt verwacht. Documenten moeten actueel zijn, procedures aantoonbaar worden gevolgd en de volledige vragenlijst moet vóór de audit zijn ingevuld. Juist een goede voorbereiding voorkomt onnodige vertraging en maakt de audit een stuk overzichtelijker.

Wat is een Keurmerk Certificeringsaudit financiële dienstverlening?

Een keurmerkaudit is een onafhankelijke beoordeling waarbij wordt vastgesteld of jouw organisatie voldoet aan de eisen van het Keurmerk Financiële Dienstverlening.

Tijdens de audit beoordeelt een onafhankelijke auditor of jouw organisatie de normen ook daadwerkelijk toepast in de dagelijkse praktijk.

Daarbij wordt onder meer gekeken naar:

• de inrichting van de bedrijfsvoering;

• vakbekwaamheid van medewerkers;

• interne beheersing;

• dossierkwaliteit;

• naleving van relevante wet- en regelgeving;

• transparantie richting klanten.

De audit bestaat doorgaans uit twee onderdelen:

• een beoordeling van de aangeleverde documentatie en vragenlijst;

• een audit van dossiers en de dagelijkse praktijk.

Wanneer krijg je met een Keurmerk Certificeringsaudit te maken?

Een keurmerkaudit kan op verschillende momenten plaatsvinden.

Eerste certificering

Wanneer jouw organisatie voor het eerst het keurmerk aanvraagt, wordt een volledige initiële audit uitgevoerd.

Periodieke audit

Na certificering wordt periodiek gecontroleerd of jouw organisatie blijvend aan de eisen voldoet.

Hercertificering

Na afloop van de certificeringsperiode vindt opnieuw een uitgebreide beoordeling plaats.

Het keurmerk is daarmee geen eenmalige toets, maar onderdeel van een continue kwaliteitscyclus.

Waar kijkt een auditor naar?

Hoewel iedere audit anders is, komen dezelfde thema's vrijwel altijd terug.

1. Vakbekwaamheid

Zijn medewerkers bevoegd om de werkzaamheden uit te voeren?

Zijn diploma's, PE-certificaten en overige registraties compleet en actueel?

2. Bedrijfsvoering en interne beheersing

Zijn procedures vastgelegd?

Is duidelijk hoe klachten, incidenten en wijzigingen worden geregistreerd?

Worden risico's aantoonbaar beheerst?

3. Transparantie richting klanten

Zijn de dienstenwijzer, vergelijkingskaarten en overige verplichte informatie actueel?

Worden klanten tijdig en volledig geïnformeerd?

4. Dossierkwaliteit

Kan uit klantdossiers worden afgeleid waarom een bepaald advies is gegeven?

Zijn afwegingen, scenario's en onderbouwingen goed vastgelegd?

In de praktijk ontstaat vaak het verschil tussen "we doen het" en "we kunnen aantonen dat we het doen".

Veel voorkomende aandachtspunten tijdens een Keurmerk Certificeringsaudit

De meeste bevindingen ontstaan doordat belangrijke informatie onvoldoende aantoonbaar is.

Veel voorkomende aandachtspunten zijn:

• documenten zijn verouderd;

• procedures worden gevolgd, maar niet vastgelegd;

• klantdossiers bevatten onvoldoende onderbouwing;

• vakbekwaamheidsregistraties zijn niet compleet;

• de auditvragenlijst wordt te laat ingevuld;

• informatie is verspreid over verschillende systemen.

Voor auditors geldt daarbij een eenvoudige vuistregel:

Wat niet aantoonbaar is, heeft voor de audit feitelijk niet plaatsgevonden.

Compliance wordt steeds complexer

Volgens de compliance-specialisten van SVC Compliance BV, onderdeel van PIA Group, neemt de druk vanuit wet- en regelgeving al jaren toe.

Voor financiële dienstverleners (specialisme van SVC Compliance) spelen onder meer de Wet op het financieel toezicht (Wft), de Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme (Wwft) en de Sanctiewet een belangrijke rol. Daarbij wordt de huidige Wwft de komende jaren vervangen door nieuwe Europese AML-regelgeving.

Dit illustreert een bredere ontwikkeling: organisaties moeten steeds beter kunnen aantonen dat zij risico's herkennen, beheersen en vastleggen. Compliance audit draait daardoor om het kunnen bewijzen dat je de regels naleeft. Bekijk voor meer informatie ook de website Keurmerk financiële dienstverlening.